In Entwicklungsprojekten sind nie alle Anspruchsgruppen von vorneherein bekannt. Das sollten sie aber – sonst droht im Projekt unnötiger Widerstand und es gehen wichtige Anforderungen vergessen. Lesen sie anhand des Projekts «Neuentwicklung Portalstrategie» eines Schweizer Grossunternehmens wie Sie das machen.

Warum muss man alle Stakeholder kennen?

Klassischerweise werden bei der Lösungsentwicklung von Portalen zuvor gesammelte Anforderungen umgesetzt. Im Projektverlauf kommen aber meist weitere Anforderungen hinzu welche zu neuen Fragen und Problemen in der Projektumsetzung führen.

Einer der Gründe dafür ist oftmals, dass zu fortgeschrittenem Zeitpunkt im Projekt neue Stakeholder mit neuen Anforderungen auftauchen, da sie erst im Projektverlauf durch das „Durchsickern“ von Informationen über das Projekt erfahren haben und sich zu Wort melden. Da dieses Feedback in vielen Fällen relevant ist für die spätere Lösung und deren Akzeptanz, entstehen im Projekt  Change-Requests. Diese verursachen Mehrkosten und sorgen in der Regel für Unstimmigkeiten.

Das Ziel muss es also sein, alle relevanten Stakeholder so früh wie möglich zu kennen und aktiv ins Projekt einzubinden.

Besonders in Grossunternehmen und Konzernen ist das Thema Einbezug der Stakeholder von grosser Wichtigkeit. Interne Politik und mögliche Konflikte von Abteilungen, Gremien und Arbeitsgruppen haben hier im Besonderen Einfluss auf Projekte. Im Nachfolgenden werden anhand der “Neuentwicklung Portalstrategie” eines Schweizer Grossunternehmens die Ausführungen mit Beispielen illustriert.

Eine Stakeholdermap schafft Übersicht  über alle relevanten Stakeholder

Ein wichtiges Hilfsmittel, um alle Stakeholder rechtzeitig einzubinden, ist das Anlegen einer Stakeholdermap. Die Stakeholdermap ist eine „Landkarte“ aller mit dem Projekt beteiligten Personen – für die internen Stakeholder kann zum Beispiel das Organigramm der Organisation als Vorlage dienen, für externe Stakeholder die Segmentierung der Kunden. Und so geht’s:

Identifikation der Stakeholder

Als erster Schritt werden Personen für die Stakeholdermap identifiziert, die mit dem Projekt in irgendeiner Weise verbunden sind. Dies können Kunden, Business-Vertreter oder Manager sein, welche direkt im Projekt beteiligt sind. Ebenso aber auch Meinungsbildner und Beeinflusser innerhalb und ausserhalb der Organisation. Zu jeder Person oder Personengruppe wird notiert, welche Interessen und Ansprüche sie verfolgen und welchen Einfluss sie auf das Projekt haben.

Im Projekt „Neuentwicklung Portalstrategie“ beispielsweise treffen auch verschiedene Interessen aufeinander, die unter einen Hut gebracht werden wollen:

• Kunden wollen die relevanten Informationen und Servicetools schnell und einfach finden und verwenden.
• Die Divisionen wollen autonom auf dem Portal agieren.
• Das Marketing will mit dem Portal die Wertschöpfung und den Verkauf steigern.
• Aus Sicht Konzern müssen Imagethemen kommuniziert werden.
• Die Informatik muss unter anderem die Sicherheit des Systems und der darin befindlichen Applikationen im Fokus haben.

All diese Stakeholder mit unterschiedlichen Ansprüchen ans Portal und müssen gemeinsam zu einem Konsens finden.

Planung und Durchführung des Einbezugs

Im nächsten Schritt wird die Art des Einbezugs dieser Stakeholder geplant. In einem Projekt ist nie eine Anspruchsgruppe alleine beteiligt. Die Art des Einbezugs richtet sich dabei immer nach dem Einfluss der verschiedenen Stakeholder auf das Projekt. Die zuvor getroffene Identifikation und Einteilung der Stakeholder ist Vorgabe für die Art wie die Person einbezogen wird. Die verschiedenen Möglichkeiten reichen von Arbeitsworkshops über Vorgespräche bis hin zu Reviews via Videokonferenz, etc.

Für das Portalprojekt konnten zeitbedingt nicht alle Stakeholder immer in die gleichen Workshops und Reviews eingebunden werden.

Anhand des Organigramms wurden die projektrelevanten Personen aufgelistet und die Art des Einbezugs jeweils passend zugeteilt. Die 3 Arten des Einbezugs wurden wie folgt aufgegleist:

Mit einer Gruppe Stakeholder wurden Vorgespräche zu den strategischen Themen geführt, um für das Projektteam vorab Input zu erhalten.

Im Projektteam wurden Grundlagen für die Portalstrategie erarbeitet, die in einer grösseren Runde – dem erweiterten Projektteam – diskutiert und weiter entwickelt wurden. Welche Personen in den Workshops mitbeteiligt waren, wurde ebenfalls auf der Stakeholdermap erfasst.

Eine weitere Gruppe von Stakeholdern, die etwas weiter im Projektkontext entfernt standen, wurden mittels schriftlicher Reviews zu dem Strategiedokument eingebunden oder erhielten Statusberichte.

Fazit

Steuern Sie mit Einsatz der Stakeholdermap proaktiv den Einbezug. Nutzen Sie das Potential. Wenn Sie das richtig angehen, dann erreichen sie:

• Frühzeitiges Erkennen möglicher Konfliktpotentiale
• Steigerung der Akzeptanz des Projektes und der Lösung in der Organisation
• Keine Change-Requests auf Grund verspäteten Feedbacks