Zusammen mit Mövenpick haben wir ein neues gemeinsames Intranet für alle Mövenpick-Gruppengesellschaften konzipiert: Mövenpick Group, Hotels&Resorts, Wein, Restaurants, Fine Foods und Marché. Wir zeigen Ihnen an diesem Beispiel, wie Sie zu einer allseits akzeptierten Lösung kommen.

Das gemeinsame Intranet von Mövenpick hat es durch die autonom agierenden Gruppengesellschaften besonders schwer allgemein akzeptiert zu werden. Von zentraler Bedeutung ist die Startseite und die gemeinsame Navigation des Intranets. Denn dort müssen alle Beteiligten gemeinsam Platz finden. 

Was macht die Einstiegsseite so wichtig?

Die Brisanz liegt in der hohen Sichtbarkeit der Startseite des Intranets im Unternehmen. Hier werden Hoheitsbereiche und organisatorische Strukturen im Menüaufbau abgebildet. Sehr schnell fühlt sich ein Entscheider oder eine Gruppengesellschaft dabei benachteiligt. Besonders kritisch ist dieser Effekt bei einer gemeinsamen Lösung für autonome Gesellschaften. Denn die Nutzung – und damit der Erfolg – des Intranets hängen zu einem guten Teil von Wohlwollen ab. Wird hier kein tragfähiger Konsens erzielt, drohen ernste Projekt-Risiken.

Breit abgestützte politische Entscheidungen sind die Lösung

Das Intranet im stillen Kämmerlein spezifizieren und dann die fertige Lösung auf den Tisch stellen führt mit hoher Sicherheit zu massivem Widerstand unter den Stakeholdern und oft zum Scheitern des Projekts. Denn die Entscheider zum Thema Intranet der Gruppengesellschaften werden vor vollendete Tatsachen von politischer Tragweite gestellt. Wir haben mit leicht verständlichen Kommunikationsmitteln mit allen Stakeholdern einen Gruppen-Entscheid früh im Projekt zusammen herbeigeführt:

1. Entscheidungsgrundlage aufbereiten
   Im Projektteam der Mövenpick-Gruppe wurden verschiedene Lösungsmöglichkeiten erarbeitet. Der Fokus lag auf den strategischen Aspekten wie „gemeinsamer Auftritt“ versus „eigene Gärtchen“. Alle Vorschläge wurden graphisch aufbereitet. Nur so können sich Entscheider ein Bild davon machen. Details wie wortgenaue Inhalte oder Usability spielen noch keine Rolle. Es wurden nur Strukturskizzen und keine fertigen Designs verwendet. Sonst läge der Fokus der Diskussionen auf Aspekten wie Corporate Identity sowie Corporate Design und nicht auf der Struktur des Intranets.
2. Stakeholder identifizieren
   Aus jeder Gruppengesellschaft wurde der Intranet-Verantwortliche benannt. Es ist wichtig darauf zu achten, dass aus politischer und hierarchischer Perspektive gesehen keine Stakeholder vergessen werden. Sonst besteht die Gefahr, dass sie sich später im Projekt quer stellen, weil sie sich übergangen fühlen.
3. Entscheidung herbeiführen
   Mit den Vertretern der Gruppengesellschaften wurde ein Entscheidungs-Workshop zur Einstiegsseite Intranet durchgeführt. Unter den vorgestellten Varianten wurde im Workshop eine ausgewählt. Die Diskussion rund um die Wahl ging bewusst nicht um Details wie etwa Suchfunktionen oder die Anzahl der News auf der Startseite, sondern um das grosse Ganze: Sollen alle eine eigene Einstiegsseite bekommen, oder gibt es einen zentralen Einstieg ins Intranet? Das Ergebnis war ein zentraler Einstieg und eigene Reiter für die Gruppengesellschaften, den das Gemeinschaftsgefühl steht im Vordergrund.
4. Entscheidung sichern
   Die Entscheidung wurde in einem Protokoll dokumentiert. Die Dokumentation enthält die Begründungen für die Entscheidung sowie den gewählten Layout-Vorschlag.

Wir haben bewusst den Kreis der Fachspezialisten, welche das Intranet graphisch und technisch umsetzen, verlassen. Die grundlegende Struktur des Intranets ist Entscheidungssache der Intranet-Verantwortlichen.

Bei Bedarf kann dieses Vorgehen für weitere Bereiche wie Abteilungsseiten und Sub-Portale angewendet werden. Entscheidend ist, dass Politik vor funktionalen Anforderungen steht. Sie stellen das ganz leicht fest, indem Sie einen Vorschlag verschiedenen Stakeholdern zeigen. Wird das Feedback emotional oder die Argumentation organisatorisch statt inhaltlich wissen Sie, dass die Politik im Vordergrund steht.